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連絡手段

 江東区の税理士ふくやまです。

 ウチの事務所は税理士1人の超零細事務所です...

 最近は入力スタッフなどは微妙に雇用していますので独りぼっち税理士事務所状態からは脱却しましたが、それでも常時事務所にスタッフが常駐しているような事務所ではありません。

 したがって...

 ウチの事務所の固定電話がなるのは営業電話か新規のお客さんからの問い合わせが税務署殿からのモロモロの連絡(汗)

 新規のお客さんもほとんどがメールでのお問い合わせですから事務所の固定電話は積極的に出る気にはなりません(滝汗)

 もちろん、私が事務所にいる時にはちゃんと電話にでますけど...

 で...

 ウチの事務所にとってのメインの連絡手段はEメールです。

 Eメールの長所はPCで送受信するので送受信の時間を選ばないこととPC(キーボード)入力なのでそれなりの長文でも苦にならないことと簡単にファイルを添付できることと履歴が比較的確実に残せること。

 短所はあまりないように思うのですが一部の携帯ではPCメールを受取れない(着信拒否)ようなことがあるようです。

 常時PCを持ち歩いている税理士ふくやまにはEメールが最も便利な連絡手段ということになります。

 しかしながらですね...

 お客さんにしてみるとEメールが最善の連絡手段ではない場合が結構あるようです。

 開業当初に多かったのがSMS(ショートメール)でした。

 携帯(スマホ)で簡単に連絡できるところが便利なのでPCメールが苦手な方でもOKというような感じでした。

 ただし、機種によっては文字数制限があったりファイルが添付できなかったりと不便なところもあるので、次第にSMSでの連絡というのは減ってきました。

 変わって...

 最近増えてきたのがLINEです。

 私自身がLINEに登録したのはほんの出来心(汗)だったのですが...

 登録したとたんに相当数のお客さんとお友達になってしまい...

 センセ~LINEやっているですね~

 という感じでいつの間にか数10人のお客さんがLINEを主たる連絡手段という状況になってしまいました(滝汗)

 個人的にはLINEは苦手だったりします...

 メッセージを読めば既読時間が表示されますし返事をしなければ「読んでおいて返事がない~」となりかねません(汗)

 というか...

 早く返事をしなければと焦る気持ちが...

 また...

 ウチの事務所は固定電話はいつでも留守電ですが、携帯電話はいつでもスタンバイだったりします。

 差しさわりのない範囲でお客さん対応中も携帯には応答するようにしています。

 まぁお客さん同士もお互い様ということで...

 携帯電話での対応は税理士によっては完全NGのところもあるようですし、ここは事務所のカラーがでるところかもしれませんね。

 最後にファクス...

 個人的にはデジタル全盛の現代にどうしてファクスが絶滅していないのだろうと不思議に思うのですが...

 金融機関などはいまだにEメールは対応いただけないところがほとんどですし、官公庁も同様です。

 そういった場合にはどうしてもファクスを利用せざるを得ません(汗)

 金融機関や官公庁ではデジタルコミニュケーションツールは信用できないという空気がまだまだあるようです。

 これからも新しい連絡手段が生まれてくると思いますが...

 このお客さんはEメールで~とか...

 このお客さんはLINEで~などと細かく管理するのは大変なのでいつかは事務所の連絡手段もルール化しなければと思っていたりします。


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Author:税理士ふくやま
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