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弥生ドライブを活用する

 千葉市の税理士ふくやまです。

 ウチの事務所は弥生会計をメインの会計ソフトにしています。

 弥生会計という会計ソフトは小規模企業にとっては価格と機能と使いやすさのバランスがとれた会計ソフトだと思っていますので、ウチの事務所でもお客さんには積極的におすすめしています。

 しかし...

 小規模企業の会計ソフトとしては無敵に思える弥生会計でもまったく不満がないワケではありません(汗)

 私が特に不満に思っている点はですね...

 税理士&経営者間のデータ共有が今イチなところ...

 最近では専用機ベンダーを中心に会計ソフトもクラウド化が進んでいます。

 クラウドシステムで会計ソフトを運用すると、お客さんと税理士が一つの会計データを共有することが可能になります。

 今まで弥生会計をクラウドシステムで運用するにはDropBoxなどのクラウドストレージを利用しなければなりませんでしたが、データ共有のためのID管理や設定などが煩わしかったり、クラウドストレージ自体は単にハードディスクを借りているようなものなので会計ソフトがネットワーク対応していないと複数ユーザーのアクセスをコントロールするというところにどうしても不安が残ったりします。

 会計データというのはデータの堅牢性については要求が高いので弥生さんが保証しない運用方法はやはりアレです(滝汗)

 したがって...

 ウチの事務所でもICTに精通したお客さんでは弥生会計のデータ共有を行っていましたが、原則的にはお客さんとのデータ共有はしていませんでした。

 お客さん訪問時にデータのコピーして補正したデータをお客さんのPCに再度コピー(汗)

 このやり方ですと最新のデータを保有している方しかデータの入力はできません(滝汗)

 弥生会計にはデータの分散入力機能があるので活用したこともあるのですが、操作の不手際があるとデータが大変な状態になる(要するに大トラブル発生~)ことを何度も経験するとこういったクセのある機能はだんだんと使うことをためらうようになります。

 もっとも、通常はデータコピーのやりとりで大きな問題はなかったりしますのでそれほどクラウド(データの共有)に執念を燃やすようなことはありません(笑)

 それでもですね...

 決算時などは税理士側が最新の会計データを管理する時間がとても長くなります。

 弥生会計は決算期になるとデータの繰越処理をしなければなりません。

 翌期のデータベースを新規作成することになるのですが、その際に前期の各種残高が翌期に引き継がれます。

 その後、前期(決算期までの)データには決算処理などで追加の仕訳データを入力しますのでそのままだと翌期の残高が不整合になります。

 そのままだと翌期の会計データは不正なデータになってしまいますので前期データを修正する都度、翌期データ更新という処理を行います。

 そうすることで修正後の各種残高が翌期の期首に改めて引き継がれることになります。

 ところが、決算時期は最新のデータが税理士側にある(1世代前のデータがお客さんにある)のにお客さんが新しいデータを入力するということになりますから、翌期データ更新でトラブルを起こすリスクがとても高くなります。

 トラブルが怖いのでお客さんには決算処理が終わるまでは翌期の会計データ入力は控えていただいたりということになります。

 1カ月以上も会計データの入力ができないのは問題ですよね(汗)

 そんなモヤモヤを解消するのが、新たに弥生でサービス提供が始まった弥生ドライブです。

 弥生ドライブは弥生純正のクラウドストレージですから、ここにお客さんのIDで会計データを保存していただくと弥生のパートナー税理士(ウチはパートナーです)はそのデータを共有することができます。

 お客さんがネットワーク機能のないバージョン(弥生会計スタンダード等)の場合は税理士とお客さんが同時アクセスできないように制御する機能(排他制御といいます。)がありますから安心して利用できます。

 ついでにいえば...

 クラウドストレージは税理士やお客さんのPCやサーバのハードディスクと比べてとても堅牢です。

 データの保全という意味でもメリットがあります。

 ちょっとアレなのは...

 弥生会計の最新バージョン(弥生14)で弥生の保守契約を利用しているユーザーしか弥生ドライブは利用できないところでしょうか(汗)

 ウチの事務所も今までは積極的に保守契約(バージョンの最新化含む)をおすすめしていなかったのですが、弥生ドライブのような機能が利用できるのであればちょっと考え方が変わってきます。

 これからは少々コストがかかっても保守契約をおすすめする機会が増えそうです。

 ちなみにウチの事務所では「ネットde会計」というクラウドシステムの会計ソフトもおすすめしています。

 こちらはシステムそのものがクラウドですから、入力はIEなどのブラウザで行います。

 当然ですがお客さんと税理士でデータは完全に共有できますし、ネットde会計の場合は付箋機能なども充実しているのでMacで会計ソフトを運用したい場合や複数の拠点(本支店など)で会計データを入力するような場合にはおすすめです。

 個人事業者やネットワーク機能が必要なお客さんにはコストパフォーマンス面でも有利だと思います。

 いずれにしても会計ソフトは最適な設定を行って便利に使いこなしたいものですね。

 そういったサポートもウチの事務所は結構イケていると思っております~と...

 最後は宣伝でございます<(_ _)>


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コメント

No title

おはようございます。
新規に関与する事業者さんでご自身で会計ソフトに入力している場合の弥生会計の比率って限りなく100%に近いのではないでしょうか?
しかし、使いこなしている方は限りなく0%…
会計ソフトの機能はどこも似たり寄ったりですので、やはり最適な設定とコーチングが欠かせないと思います。
データ共有については、ウチのベンダーに訴え続けて2年弱…
対応してくれないと他所に移ると脅しているのですが(笑)
ポチッ!

To 税理士いとうさん

おはようございます。
会計ソフトは環境設定と帳簿組織をどう構築するのかが全てだと思います。
今までは社内会計と税務調整だけ考えていればよかったのでしょうけど、これからはICT環境も考えなければ十分な満足が得られなくなると思います。
会計ソフトの評価で差が出てくるのはもしかするとそういった領域かもしれませんね~
「弥生さん」も馬力をかけて頑張っていただきたいです。

No title

おはようございます。
私は弥生会計使っていないのですが、弥生会計のクラウド会計使ってみたかったのに、デモがありませんでした(泣)クラウド会計を取り入れたいのですが、どれがいいのか、検討不能です。弥生店舗とかいうクラウド会計使用していたら使い勝手教えて欲しいです・・・

To Gucci55さん

こんにちは。
弥生の店舗経営は確かにクラウドシステムですが、顧客側が入力できる項目は限られています。
いわゆる弥生会計のユーザーインターフェイスではありません。
ハッキリ言って使えません。
一方で弥生ドライブで会計データを共有する場合は単なるクラウドストレージでデータを共有するだけですから使用感は弥生会計そのものです。
保守契約は必要で税理士側は弥生PAP会員に限られますが大変良い機能だと思います。

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Author:税理士ふくやま
東京都江東区の税理士です。
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